Do descartável ao reutilizável: um guia prático em 10 passos para eventos e recintos

«A transição de artigos descartáveis para sistemas reutilizáveis é um dos passos mais eficazes que os organizadores de eventos e gestores de recintos podem dar para reduzir o impacto ambiental, melhorar a eficiência operacional e reforçar as suas credenciais de sustentabilidade», afirma Louise Petri, Event Solution Segment Manager da TOMRA Reuse.

«No entanto, avançar para a reutilização envolve muito mais do que simplesmente substituir um tipo de produto por outro. Exige repensar a organização dos fluxos de trabalho, a interação do público com os serviços de alimentação e bebidas e o desenho das operações para reduzir custos a longo prazo», acrescenta Petri.

O planeamento e as parcerias são determinantes

Embora a transição para embalagens reutilizáveis possa parecer complexa, um planeamento rigoroso e parcerias sólidas tornam-na gerível, escalável e financeiramente sustentável. Este guia apresenta os passos essenciais para planear, implementar e otimizar um programa de reutilização, quer seja para um evento pontual ou para um portfólio alargado de recintos.

1. Estabelecer um propósito claro e um plano para o que se pretende resolver

Propósito e ambição. Uma transição bem-sucedida para o uso de embalagens reutilizáveis em eventos e recintos começa com um propósito bem definido e um caderno de encargos que detalhe o porquê da iniciativa e o que ela deve solucionar e viabilizar.

Âmbito e cobertura. O projeto deve descrever o perímetro do sistema: se se concentra exclusivamente em copos reutilizáveis, se inclui recipientes de comida ou se abrange toda a operação de restauração e bebidas.

Impacto nas operações. Deve também antecipar o modo como o projeto afetará as diversas equipas operacionais e mapear tanto as restrições orçamentais como as oportunidades de otimização.

Medir o impacto. Para assegurar o alinhamento e o envolvimento de todos, o plano deve fixar métricas claras de sucesso, tais como taxas de devolução pretendidas, metas de redução de resíduos ou ganhos de eficiência de custos. Um plano coerente acelera a tomada de decisões e alinha as expectativas de todos os intervenientes.

2. Pesquisar fornecedores de soluções

Quem tem capacidade de fornecimento? Com o caderno de encargos estruturado, o passo seguinte consiste em pesquisar potenciais prestadores capazes de fornecer e operar o sistema de reutilização. Isto envolve analisar a gama de artigos reutilizáveis de cada fornecedor, avaliar a sua experiência prévia em eventos ou recintos de dimensão e complexidade comparáveis e aferir a sua capacidade logística e de lavagem.

Que tecnologia é utilizada? É igualmente crucial determinar se a respetiva tecnologia se integra com os sistemas existentes, tais como terminais de pagamento (POS), modelos de caução ou rastreabilidade por RFID. Os fornecedores devem demonstrar sólidas credenciais de sustentabilidade e disponibilizar ferramentas rigorosas de reporte. A partir desta prospeção, selecione uma lista restrita de dois a quatro parceiros que melhor correspondam às suas prioridades.

3. Realizar avaliações técnicas no local com os fornecedores pré-selecionados

Visita técnica in situ. Após identificar potenciais parceiros, convide-os a realizar uma vistoria técnica ao seu recinto ou espaço do evento. Estas visitas ajudam ambas as partes a compreender os aspetos práticos da implementação: configuração do espaço, funcionamento dos bares, áreas disponíveis para armazenagem e estações de retorno, bem como os fluxos naturais de circulação do público para posicionar estrategicamente os pontos de recolha.

A integração é harmoniosa? Durante a avaliação, analise a integração do sistema com a rotina de restauração e bebidas e pondere todos os requisitos higienossanitários e de segurança. Estas avaliações prévias evitam complicações e imprevistos na fase de arranque.

4. Solicitar propostas de sistema detalhadas

Processo de consulta e propostas. Na sequência das visitas técnicas, solicite propostas globais aos fornecedores pré-selecionados. Estas devem descrever detalhadamente as vantagens da solução concebida, discriminar os equipamentos e a gama de recipientes e clarificar o modelo operacional: com ou sem caução, prémios de devolução, recolha manual assistida por operadores ou terminais automatizados tecnológicos.

Clarificar custos e fiabilidade. Os fornecedores devem apresentar uma estrutura de custos transparente, detalhando investimentos de capital (CapEx), despesas operacionais (OpEx), modelos de aquisição, aluguer ou pagamento por utilização. Devem explicitar os processos de higienização e logística, fornecer um cronograma de implementação e estimativas fundamentadas de impacto financeiro e ecológico. Estas propostas viabilizam comparações objetivas para apoiar decisões conscientes.

5. Selecionar um fornecedor e definir funções e responsabilidades

Quem é responsável por cada tarefa? Após a seleção do fornecedor, estabeleça com clareza as funções e responsabilidades de todas as entidades envolvidas. Isso inclui definir quem assegura a logística, quem supervisiona as operações durante o evento, quem assume a comunicação com o público e quem faz o acompanhamento dos indicadores de desempenho. Consensualizar e formalizar estas atribuições num plano de colaboração garante uma coordenação harmoniosa ao longo de todo o projeto.

6. Formalizar os acordos comerciais

Assinar o contrato. Nesta fase, elabore um contrato comercial transparente que estabeleça tabelas de preços, condições de pagamento e níveis de serviço contratados, abrangendo critérios de higiene na lavagem, prazos de entrega e planos de contingência.

Cobrir os aspetos essenciais. O acordo deve definir como serão tratadas as perdas e quebras de material e clarificar a propriedade e utilização dos dados gerados pelo sistema. Deve ainda estipular a duração da parceria e os termos de renovação.

7. Planear a produção e entrega dos componentes do sistema

Confirmar o calendário. Com o enquadramento comercial firmado, valide o cronograma de produção e entrega de todos os elementos do sistema. Isto engloba tanto os próprios artigos reutilizáveis — copos, taças e tabuleiros — como os contentores de recolha, os postos de devolução e os equipamentos inteligentes para leitura ótica ou devolução automatizada. Os meios de armazenagem e transporte devem igualmente ser assegurados.

Prever prazos para personalização e imagem de marca. Como muitas organizações optam por personalizar os artigos reutilizáveis com a identidade visual do evento ou recinto, é essencial acautelar os prazos de produção para assegurar uma receção atempada.

8. Integrar, instalar, formar e testar

A preparação é tudo! Antes da abertura ao público, conclua as integrações técnicas e teste os equipamentos para assegurar um funcionamento perfeito. Todas as equipas intervenientes — pessoal de bar, equipas de limpeza, voluntários e operadores logísticos — devem receber formação abrangente para compreender a operação do sistema de reutilização e as tarefas que lhes competem. Realizar ensaios gerais e simulações de resolução de incidentes ajuda a detetar e solucionar eventuais problemas, transmitindo confiança para o dia do evento.

9. Elaborar um plano de comunicação e mobilização

Mensagens claras e apelativas! Uma comunicação transparente e constante é determinante para assegurar elevadas taxas de devolução. Desenvolva mensagens que expliquem como funciona o sistema, onde se encontram os postos de recolha, por que razão a iniciativa é relevante e que gesto é esperado de cada participante. Transmita estas orientações através de múltiplos canais: websites do evento, redes sociais, sinalética física no local e informação prestada pelas equipas de atendimento. A consistência da mensagem nos diversos pontos de contacto reforça a adesão e naturaliza o hábito da devolução.

10. Entrar em operação — e avaliar para melhorar continuamente

Acompanhamento rigoroso. Durante o evento, monitorize de perto a operação do sistema. Acompanhe as taxas de devolução, observe a adesão do público e solucione prontamente quaisquer ocorrências. Após o encerramento, realize uma sessão de balanço para aferir o desempenho face às metas estabelecidas, avaliar pontos fortes e desafios operacionais e definir oportunidades de evolução. A otimização contínua é o verdadeiro segredo para a consolidação duradoura dos sistemas de reutilização.