De un solo uso a la reutilización: una guía práctica en 10 pasos para eventos y recintos

«La transición de artículos desechables a sistemas reutilizables es uno de los pasos más eficaces que los organizadores de eventos y recintos pueden dar para reducir el impacto ambiental, mejorar la eficiencia operativa y reforzar su compromiso con la sostenibilidad», afirma Louise Petri, Event Solution Segment Manager de TOMRA Reuse.

«Sin embargo, pasar a la reutilización implica mucho más que simplemente sustituir un tipo de producto por otro. Requiere repensar la organización de los flujos de trabajo, la interacción de los clientes con el servicio de alimentos y bebidas y el diseño de las operaciones para reducir costes a largo plazo», añade Petri.

La planificación y las alianzas son clave

Aunque la transición a los envases reutilizables pueda parecer compleja, una sólida planificación y alianzas eficaces la hacen manejable, escalable y financieramente viable. Esta guía describe los pasos esenciales para planificar, implementar y optimizar un programa de reutilización, ya sea para un evento puntual o para un conjunto más amplio de recintos.

1. Establecer un propósito claro y un plan para lo que se busca resolver

Propósito y ambición. Una transición exitosa hacia los envases reutilizables en eventos y recintos comienza con un objetivo bien definido y un informe de proyecto que detalle por qué y qué debe resolver y facilitar la iniciativa.

Alcance y cobertura. El documento debe describir el alcance del sistema: si se centra exclusivamente en vasos reutilizables, si incluye recipientes de comida o si abarca la totalidad del servicio de comidas y bebidas.

Impacto en las operaciones. Asimismo, debe anticipar cómo afectará el proyecto a los distintos equipos operativos e identificar tanto las limitaciones presupuestarias como las oportunidades.

Medir el impacto. Para garantizar la alineación y el apoyo de todas las partes, el plan debe articular indicadores claros de éxito, tales como tasas de devolución objetivo, metas de reducción de residuos o mejoras en la eficiencia de costes. Un planteamiento coherente acelera la toma de decisiones y asegura que todos compartan las mismas expectativas.

2. Investigar proveedores de soluciones

¿Quién puede suministrar? Una vez definido el plan, el siguiente paso es investigar posibles proveedores capaces de suministrar y operar el sistema de reutilización. Esto implica conocer la variedad de envases reutilizables que ofrece cada proveedor, evaluar su experiencia en eventos o recintos de tamaño y complejidad similares, y analizar su capacidad logística y de lavado.

¿Qué tecnología se utiliza? También es importante determinar si su tecnología puede integrarse con los sistemas existentes, como terminales de punto de venta (TPV), modelos de depósito o seguimiento mediante RFID. Los proveedores deben acreditar solvencia en materia de sostenibilidad y ofrecer informes de rendimiento rigurosos. A partir de este estudio, elija una lista corta de dos a cuatro proveedores que mejor se alineen con sus objetivos.

3. Realizar evaluaciones in situ con los proveedores preseleccionados

Visita técnica in situ. Tras identificar a los posibles socios, invítelos a realizar una visita técnica a su recinto o espacio del evento. Estas visitas permiten a ambas partes comprender los aspectos prácticos de la implementación, como la distribución del recinto, las barras de servicio, el espacio disponible para almacenaje y estaciones de retorno, así como el flujo natural de asistentes y cómo influirá en la ubicación de los puntos de recogida.

¿Se integra adecuadamente? Durante la evaluación, analice cómo se integrará el sistema con la operativa actual de restauración y valore los requisitos sanitarios, de seguridad e higiene. Estas evaluaciones tempranas evitan complicaciones imprevistas más adelante.

4. Solicitar propuestas de sistema detalladas

Proceso de licitación y propuestas. Tras las visitas técnicas, solicite propuestas completas a los proveedores preseleccionados. Estas deben detallar las ventajas del diseño del sistema, desglosar los componentes y el catálogo de productos, y explicar el funcionamiento del modelo operativo: con o sin depósitos, incentivos, devoluciones asistidas por personal o sistemas tecnológicos automatizados.

Aclarar costes y solvencia. Los proveedores deben presentar una estructura de costes transparente, detallando inversiones de capital (CapEx), gastos operativos (OpEx), fórmulas de compra, alquiler o pago por uso. Deben especificar sus procesos de lavado y logística, aportar un cronograma de implantación y previsiones de impacto financiero y ambiental. Estas propuestas permiten comparaciones claras para tomar decisiones fundamentadas.

5. Seleccionar un proveedor y definir funciones y responsabilidades

¿Quién se encarga de cada tarea? Una vez elegido el proveedor, establezca con claridad los roles y responsabilidades de todas las organizaciones involucradas. Esto incluye definir quién gestionará la logística, quién supervisará la operativa durante el evento, quién se ocupará de la comunicación al público y quién monitorizará los indicadores clave de rendimiento. Acordar y formalizar estas responsabilidades con antelación en un plan de colaboración asegura una coordinación fluida durante todo el proyecto.

6. Cerrar acuerdos comerciales

Formalizar el acuerdo. En esta etapa, elabore un contrato comercial transparente que establezca las tarifas, las condiciones de pago y los estándares de calidad del servicio, incluidos niveles de higiene en el lavado, plazos de entrega y planes de contingencia.

Cubrir los puntos esenciales. El acuerdo debe contemplar cómo se gestionarán las roturas o pérdidas de envases y clarificar la propiedad y explotación de los datos generados por el sistema. Asimismo, debe definir la duración del contrato y las condiciones de renovación.

7. Programar la producción y entrega de los componentes del sistema

Confirmar el calendario. Una vez formalizado el marco comercial, confirme el cronograma de producción y entrega de todos los elementos del sistema. Esto incluye tanto los propios envases reutilizables —como vasos, cuencos o bandejas— como los contenedores de recogida, las estaciones de retorno y el hardware inteligente necesario para el escaneo o la devolución automatizada. También deben asegurarse los equipos de transporte y almacenaje.

Prever plazos para personalización y marca. Dado que muchas organizaciones optan por personalizar los envases reutilizables con su identidad de marca, es fundamental prever los plazos de entrega necesarios para garantizar una recepción puntual.

8. Integrar, instalar, formar y probar

¡La preparación lo es todo! Antes del estreno en vivo, complete todas las integraciones técnicas y realice pruebas con los equipos para garantizar un funcionamiento impecable. Todos los equipos implicados —personal de barra, equipos de limpieza, voluntarios y socios logísticos— deben recibir una formación exhaustiva para entender cómo funciona el sistema de reutilización y qué se espera de ellos. Llevar a cabo ensayos generales y simulacros de resolución de incidencias permite detectar y solucionar posibles problemas, aportando total seguridad de cara al evento.

9. Preparar un plan de comunicación y dinamización

¡Mensajes claros y directos! Una comunicación clara y coherente resulta esencial para lograr elevadas tasas de retorno. Desarrolle mensajes que expliquen el funcionamiento del sistema de reutilización, la ubicación de los puntos de retorno, por qué la iniciativa es relevante y qué comportamiento se espera de los asistentes. Difunda estos mensajes por múltiples canales: webs del evento, redes sociales, señalética en el recinto y sesiones informativas al personal. Reforzar el mensaje en todos los canales fomenta el cumplimiento y ayuda a normalizar el hábito de la reutilización.

10. Puesta en marcha — y evaluación para la mejora continua

Seguimiento cercano. Durante el evento, supervise de cerca la operativa del sistema. Controle las tasas de devolución, observe la respuesta de los asistentes y resuelva cualquier incidencia sobre la marcha. Tras el evento, organice una sesión de balance para evaluar el rendimiento frente a las métricas fijadas, analizar los puntos fuertes y los retos operativos e identificar áreas de mejora. La optimización continua es la clave del éxito duradero de los sistemas de reutilización.