Von Einweg zu Mehrweg: Ein praktischer 10-Schritte-Leitfaden für Events und Arenen

«Der Übergang von Einwegartikeln zu Mehrwegsystemen ist einer der wirksamsten Schritte, die Veranstaltungen und Arenen ergreifen können, um ihre Umweltauswirkungen zu reduzieren, betriebliche Abläufe zu verbessern und ihr Nachhaltigkeitsprofil zu stärken», sagt Louise Petri, Event Solution Segment Manager bei TOMRA Reuse.

«Die Umstellung auf Mehrweg bedeutet jedoch weit mehr, als bloß ein Produkt durch ein anderes zu ersetzen. Es erfordert, Arbeitsabläufe neu zu strukturieren, die Interaktion der Gäste mit gastronomischen Angeboten zu überdenken und den Betrieb so zu gestalten, dass langfristige Kosten gesenkt werden», ergänzt Petri.

Planung und Partnerschaften sind der Schlüssel

Auch wenn die Einführung von Mehrwegverpackungen komplex erscheinen mag: Durch sorgfältige Planung und tragfähige Partnerschaften wird sie beherrschbar, skalierbar und wirtschaftlich rentabel. Dieser Leitfaden beschreibt die wesentlichen Schritte zur Planung, Einführung und Optimierung eines Mehrwegprogramms – sei es für eine einzelne Veranstaltung oder ein umfassendes Portfolio an Veranstaltungsstätten.

1. Definieren Sie klare Ziele und einen konkreten Projektplan

Zweck und Ambition: Ein erfolgreicher Umstieg auf Mehrwegverpackungen bei Veranstaltungen und in Arenen beginnt mit einem präzise definierten Projektziel, das darlegt, warum die Initiative gestartet wird und welche Aufgaben sie lösen soll.

Umfang und Reichweite: Das Konzept sollte den Umfang des Systems klar umreißen – ob es sich ausschließlich auf Mehrwegbecher konzentriert, Essensbehälter einschließt oder die gesamte gastronomische Bewirtung abdeckt.

Auswirkungen auf den Betrieb: Es sollte vorab analysieren, wie sich das Projekt auf verschiedene Betriebsteams auswirkt, und sowohl budgetäre Grenzen als auch wirtschaftliche Chancen identifizieren.

Wirkung messen: Um Rückhalt und Orientierung zu sichern, muss das Konzept messbare Erfolgskriterien festlegen – etwa angestrebte Rücklaufraten, Abfallreduktionsziele oder Kostenvorteile. Ein schlüssiges Konzept beschleunigt Entscheidungen und sorgt für einheitliche Erwartungen aller Beteiligten.

2. Potenzielle Lösungsanbieter recherchieren

Wer kann liefern? Sobald das Konzept steht, gilt es, potenzielle Anbieter zu identifizieren, die das Mehrwegsystem bereitstellen und betreiben können. Dabei ist zu prüfen, welche Mehrweg-Gebinde die jeweiligen Anbieter führen, welche Erfahrung sie bei Veranstaltungen vergleichbarer Größenordnung mitbringen und wie ihre Logistik- und Reinigungskapazitäten aufgestellt sind.

Welche Technologie kommt zum Einsatz? Ebenso wichtig ist die Frage, ob sich deren Technik in bestehende Systeme einbinden lässt – etwa Kassensysteme (POS), Pfandmodelle oder RFID-Tracking. Anbieter sollten überzeugende Nachhaltigkeitsnachweise vorlegen und transparente Reporting-Funktionen bieten. Wählen Sie aus dieser Recherche eine engere Auswahl von zwei bis vier passenden Anbietern aus.

3. Standortbegehungen mit ausgewählten Anbietern durchführen

Besichtigung vor Ort: Laden Sie die ausgewählten Partner zu einer Begehung Ihrer Arena oder Ihres Veranstaltungsgeländes ein. Dieser Ortstermin hilft beiden Seiten, die praktischen Rahmenbedingungen zu verstehen: etwa das Gelände-Layout, Abläufe an den Theken, verfügbare Flächen für Lagerung und Rücknahmestationen sowie die natürlichen Besucherströme, die die Platzierung der Rückgabepunkte bestimmen.

Passt es zu den Betriebsabläufen? Prüfen Sie während der Begehung, wie sich das System in die bestehende Gastronomie einfügt, und klären Sie Hygiene-, Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen ab. Eine frühzeitige Abstimmung verhindert vermeidbare Komplikationen im späteren Verlauf.

4. Detaillierte Systemangebote einholen

Der Ausschreibungsprozess: Fordern Sie im Anschluss an die Begehungen umfassende Angebote der Anbieter an. Diese sollten das Systemdesign detailliert darlegen, das Produktportfolio beschreiben und das Betriebsmodell erläutern – sei es mit oder ohne Pfand, mit Belohnungssystemen, personeller Rücknahme oder automatisierten Rückgabestationen.

Kostenklarheit und Belastbarkeit: Die Anbieter sollten eine transparente Kostenstruktur vorlegen, die Investitions- und Betriebskosten, Kauf-/Leasingmodelle oder nutzungsbasierte Abrechnungen (Pay-per-Use) aufschlüsselt. Sie müssen Reinigungs- und Logistikprozesse darlegen, einen realistischen Einführungszeitplan nennen und Prognosen zu wirtschaftlichen und ökologischen Effekten liefern. Dies ermöglicht einen fundierten Vergleich als Entscheidungsgrundlage.

5. Anbieter auswählen sowie Rollen und Verantwortlichkeiten definieren

Wer ist wofür zuständig? Nach der Auswahl des Anbieters werden klare Rollen und Verantwortlichkeiten über alle beteiligten Organisationen hinweg festgelegt. Dazu gehört die Klärung, wer die Logistik steuert, wer den operativen Ablauf während der Veranstaltung überwacht, wer die Besucherkommunikation verantwortet und wer Leistungsdaten sowie Kennzahlen erfasst. Eine frühzeitige Vereinbarung und Verankerung in einem Kooperationsplan stellt eine reibungslose Zusammenarbeit sicher.

6. Kommerzielle Vereinbarungen abschließen

Den Vertrag unterzeichnen: Erstellen Sie in dieser Phase eine transparente Vereinbarung, die Preisstrukturen, Zahlungsbedingungen und verbindliche Service-Level-Agreements (SLAs) regelt – einschließlich Reinigungsstandards, Lieferfristen und Notfallplänen.

Wesentliche Details regeln: Der Vertrag sollte festhalten, wie mit Bruch oder Verlust von Gebinden umgegangen wird, und die Eigentums- sowie Nutzungsrechte an den Systemdaten klären. Auch Vertragslaufzeit und Verlängerungsoptionen gehören dazu.

7. Produktion und Lieferung der Systemkomponenten terminieren

Zeitplan abstimmen: Sobald der vertragliche Rahmen steht, wird der Zeitplan für Produktion und Anlieferung aller Systemkomponenten bestätigt. Dies umfasst nicht nur die Mehrweg-Gebinde selbst – wie Becher, Schalen und Tabletts –, sondern auch Sammelbehälter, Rückgabestationen und smarte Hardware für Scans oder automatisierte Rücknahmen. Auch Transport- und Lagerbehälter müssen bereitstehen.

Vorlaufzeiten für Branding und Abstimmung einplanen: Da viele Veranstalter ihre Mehrwegprodukte individuell branden, ist ausreichend Vorlaufzeit einzuplanen, um eine pünktliche Bereitstellung zu sichern.

8. Integrieren, installieren, schulen und testen

Vorbereitung ist alles! Vor dem Livegang werden alle technischen Integrationen abgeschlossen und mit dem benötigten Equipment getestet, um einen stabilen Betrieb sicherzustellen. Alle beteiligten Teams – Barpersonal, Reinigungskräfte, Volunteers und Logistikpartner – erhalten gründliche Schulungen, damit sie die Abläufe des Mehrwegsystems verstehen und wissen, worauf es ankommt. Generalproben und Tests zur Fehlerbehebung decken Schwachstellen frühzeitig auf und schaffen Sicherheit für das Event.

9. Einen Kommunikations- und Aktivierungsplan erstellen

Klare Botschaften vermitteln! Eine verständliche und durchgängige Kommunikation ist der Schlüssel zu hohen Rücklaufraten. Entwickeln Sie Kernbotschaften, die erklären, wie das Mehrwegsystem funktioniert, wo sich Rücknahmestellen befinden, warum die Initiative wichtig ist und welches Verhalten von den Gästen erwartet wird. Kommunizieren Sie dies über Website, Social Media, Beschilderung vor Ort und Briefings des Servicepersonals. Wiederholte Botschaften an allen Kontaktpunkten fördern die Mitwirkung und etablieren Mehrweg als selbstverständliche Routine.

10. Livegang — und kontinuierliche Optimierung

Nah am Geschehen bleiben: Begleiten Sie den Start der Veranstaltung mit engmaschigem Monitoring. Behalten Sie Rücklaufraten im Blick, beobachten Sie das Verhalten der Gäste und beheben Sie operative Engpässe unmittelbar im laufenden Betrieb. Führen Sie im Nachgang ein Debriefing durch, um die Ergebnisse anhand der definierten Kennzahlen zu bewerten, Stärken und Schwachstellen zu analysieren und Optimierungspotenziale abzuleiten. Kontinuierliche Verbesserung sichert den langfristigen Erfolg von Mehrwegsystemen.