Du jetable au réemploi : un guide pratique en 10 étapes pour les événements et les grands sites

« Passer des articles jetables aux systèmes réemployables est l'une des démarches les plus efficaces que les organisateurs d'événements et les gestionnaires de sites puissent entreprendre pour réduire leur empreinte environnementale, améliorer leur efficacité opérationnelle et affirmer leurs engagements en matière de durabilité », souligne Louise Petri, Event Solution Segment Manager chez TOMRA Reuse.

« Cependant, adopter le réemploi implique bien plus que de remplacer un produit par un autre. Cela exige de repenser l'organisation des flux de travail, la manière dont le public interagit avec les points de restauration et la conception globale des opérations afin de réduire les coûts sur la durée », ajoute-t-elle.

Planification et partenariats sont les clés du succès

Bien que la transition vers les emballages réemployables puisse sembler complexe, une planification méthodique et des partenariats solides la rendent parfaitement maîtrisable, évolutive et financièrement vertueuse. Ce guide détaille les étapes incontournables pour planifier, déployer et optimiser un dispositif de réemploi, qu'il s'agisse d'un événement ponctuel ou d'un réseau de sites permanents.

1. Définir des objectifs clairs et planifier ce que vous souhaitez accomplir

Raison d'être et ambition. Une transition réussie vers les emballages réemployables lors d'événements et sur les sites d'accueil commence par un objectif bien défini et un cahier des charges précis qui expliquent pourquoi et comment l'initiative doit répondre à vos enjeux.

Périmètre et déploiement. Le document doit préciser le périmètre du système : s'adresse-t-il uniquement aux gobelets réemployables, inclut-il les contenants pour la nourriture, ou englobe-t-il l'ensemble de l'offre de restauration ?

Impact sur les opérations. Il doit également anticiper l'impact du projet sur les différentes équipes opérationnelles et identifier les contraintes budgétaires ainsi que les gisements d'économies.

Mesurer les résultats. Pour garantir l'adhésion de tous, le projet doit fixer des indicateurs de réussite concrets, tels que des objectifs de taux de retour, des volumes de déchets évités ou des gains d'efficience financière. Un cadrage cohérent accélère les prises de décision et aligne les attentes de toutes les parties prenantes.

2. Identifier les prestataires et fournisseurs de solutions

Qui peut répondre à vos besoins ? Une fois le cahier des charges établi, l'étape suivante consiste à rechercher les prestataires capables de fournir et d'exploiter le système de réemploi. Cela suppose d'étudier la gamme de contenants proposée, d'évaluer leur expérience sur des événements ou des sites comparables en taille et en complexité, et de vérifier leurs capacités logistiques et d'hygiénisation.

Quelles technologies sont mises en œuvre ? Il est également indispensable de vérifier la compatibilité de leur technologie avec vos équipements existants, comme les terminaux de point de vente (TPV/caisse), les systèmes de consigne ou la traçabilité RFID. Les prestataires doivent pouvoir attester de garanties environnementales solides et proposer des outils de reporting pertinents. À l'issue de cette phase, sélectionnez une liste restreinte de deux à quatre partenaires en phase avec vos priorités.

3. Réaliser des visites techniques sur site avec les prestataires présélectionnés

Visite technique des lieux. Après avoir présélectionné des partenaires potentiels, invitez-les à réaliser un audit sur le terrain dans votre site ou sur le lieu de l'événement. Ces repérages permettent à chacun d'appréhender les aspects pratiques du déploiement : configuration des espaces, fonctionnement des bars, surfaces disponibles pour le stockage et les postes de déconsigne, ainsi que les flux naturels de circulation du public afin d'optimiser l'emplacement des points de collecte.

L'intégration est-elle fluide ? Lors de cet audit, étudiez la façon dont le dispositif s'intégrera dans les opérations de restauration en place et évaluez les exigences d'hygiène, de santé et de sécurité. Ces validations précoces éliminent bien des difficultés imprévues par la suite.

4. Demander des propositions de solutions détaillées

Appel d'offres et cahier des charges. À la suite des visites techniques, demandez des offres complètes aux prestataires retenus. Ces propositions doivent expliciter les bénéfices de la solution conçue, détailler les équipements et la gamme d'emballages, et préciser le modèle opérationnel : avec ou sans consigne, avec système de récompenses, retour manuel auprès d'opérateurs ou bornes automatisées connectées.

Clarifier les coûts et la robustesse. Les prestataires doivent présenter une structure tarifaire transparente détaillant les investissements initiaux (CapEx), les coûts d'exploitation (OpEx), les formules d'achat, de location ou de tarification à l'usage. Ils doivent exposer clairement leurs processus de lavage et de logistique, fournir un calendrier prévisionnel de déploiement et des projections d'impact financier et environnemental. Ces éléments permettent des comparaisons rigoureuses pour décider en toute connaissance de cause.

5. Sélectionner un prestataire et définir les rôles et responsabilités

Qui fait quoi ? Une fois le prestataire sélectionné, clarifiez formellement les attributions de chaque organisation partenaire. Cela implique de définir qui assure la logistique, qui pilote les opérations pendant l'événement, qui prend en charge la communication auprès des usagers et qui supervise les indicateurs de performance. S'accorder tôt sur ces rôles et les consigner dans une convention opérationnelle garantit une parfaite coordination tout au long du projet.

6. Finaliser les accords commerciaux

Signer le contrat. À ce stade, formalisez un contrat commercial clair définissant la grille tarifaire, les modalités de règlement et le niveau de service attendu, y compris les standards d'hygiène de lavage, les délais de livraison et les plans de continuité d'activité.

Couvrir les aspects essentiels. Le contrat doit préciser la prise en charge des pertes et de la casse des contenants, et clarifier la propriété et l'exploitation des données générées par le système. Il doit également fixer la durée de l'engagement et les conditions de reconduction.

7. Planifier la production et la livraison des composants du système

Valider le rétroplanning. Une fois le cadre contractuel validé, confirmez le calendrier de fabrication et de livraison de tous les éléments du système. Cela inclut non seulement les emballages réemployables eux-mêmes — gobelets, bols, barquettes —, mais également les bacs de collecte, les bornes de retour et les équipements connectés requis pour le scan ou la déconsigne automatisée. Le matériel d'entreposage et de manutention doit également être réservé.

Anticiper les délais de personnalisation. De nombreuses structures choisissant de personnaliser les contenants aux couleurs de leur marque ou de leur événement, il est indispensable de prévoir le temps nécessaire pour garantir une livraison dans les délais.

8. Intégrer, installer, former et tester

La préparation est la clé ! Avant l'ouverture au public, finalisez l'ensemble des intégrations techniques et effectuez des essais en conditions réelles avec le matériel pour garantir un déroulement parfait. Toutes les équipes concernées — personnel de service aux bars, agents de propreté, bénévoles et partenaires logistiques — doivent suivre une formation complète pour maîtriser le fonctionnement du dispositif et connaître précisément leur rôle. Organiser des répétitions et des simulations d'incidents permet d'identifier et de résoudre les éventuels points de blocage, garantissant une sérénité totale le jour J.

9. Élaborer un plan de communication et de sensibilisation

Des messages clairs et percutants ! Une communication limpide et constante est primordiale pour obtenir des taux de retour élevés. Concevez des messages expliquant le fonctionnement du réemploi, la localisation des points de restitution, les bénéfices écologiques du projet et le geste attendu des participants. Diffusez ces consignes sur tous vos supports : sites web de l'événement, réseaux sociaux, signalétique sur place et briefings aux équipes. Réaffirmer ces messages à chaque point de contact ancre l'adhésion et banalise le réflexe de restitution.

10. Lancer les opérations — et évaluer pour s'améliorer en continu

Suivre de près les opérations. Pendant l'événement, suivez en temps réel le fonctionnement du dispositif. Surveillez les taux de retour, observez les réactions du public et réglez les aléas au fur et à mesure. À l'issue de l'événement, organisez un débriefing complet pour mesurer les performances par rapport aux objectifs fixés, identifier les réussites et les axes d'amélioration. L'ajustement continu est le secret de la réussite pérenne des démarches de réemploi.